Programmare la prima riunione. Congratulazioni!, ci sei quasi. Decidi una data specifica per la prima riunione e crea una potenziale agenda. Avere un’agenda è fondamentale per assicurarsi che tutti sappiano in anticipo cosa accadrà durante la riunione, quanto durerà, chi parteciperà e, soprattutto, assicurarsi che il tempo non venga sprecato. La prima riunione può essere in uno dei due formati base: Ambasciatore di Agora Michal Papis, di Gorzów Speakers Polonia, conduce una riunione preliminare per spiegare lo scopo di Agora Speakers International. Una riunione Regolare "ridotta", che è una versione in scala ridotta di una riunione regolare, che espone tutti gli elementi principali. Se puoi avere l’aiuto di persone che sono già membri di altri Club Agora Speakers o che sanno come lavoriamo, questo è il modo più auspicabile. Un tipo di riunione "preliminare"/"di introduzione", in cui puoi spiegare lo scopo del club, i benefici dell’adesione, come funziona il club, i diversi ruoli, ecc., e poi tenere una sezione di Domande & Risposte. Dovresti farlo solo se: Il tuo club non ha partecipato a sessioni di formazione. La maggioranza dei partecipanti non è stata in contatto con nessun materiale, gruppi, documentazione o video di apprendimento di Agora (ossia: sono del tutto nuovi all’organizzazione). Agenda della prima riunione A meno che non hai un’ampia esperienza su come funzionano i club di Agora, si raccomanda che per la prima riunione si segua l'Agenda di Base illustrata qui. Dovrai caricare l’agenda della prima riunione durante il processo di registrazione del club. Questo caricamento non ha bisogno di essere in un formato molto complicato, anzi, può essere semplicemente un file di testo. La ragione per cui facciamo così è che abbiamo sperimentato molte occasioni in cui le persone erano così entusiaste di aderire ad Agora e avviare un club, che non si sono prese il tempo di imparare a comprendere davvero cosa facciamo e come lo facciamo. Vogliono solo iniziare la riunione, ma senza avere una chiara idea di cosa fare nelle riunioni.Richiederti di inviare un’agenda quando si registra il club garantisce che sia chiaro a tutti quello che dovrebbe accadere durante la riunione. Pubblicizzare l'Evento Di solito, è utile creare sia agende Facebook che Google Calendar, così che la gente possa iscriversi e sincronizzare la riunione con le proprie agende. Cerca di non programmare troppo in là nel futuro, perché le persone di solito si registrano e poi si dimenticano delle riunioni con più di due settimane di anticipo. Conferma con tutti i partecipanti la settimana prima. Quando crei l’evento, crealo come evento pubblico, così le persone possono trovarlo e invitare altri, o postalo sui loro blog o bacheche. Assicurati anche di annunciare il tuo evento o sul gruppo Facebook di Agora Speakers del tuo paese, o su quello International ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ). Anche se il locale della riunione è molto famoso, anche se credi che tutti lo conoscano molto bene, per evitare frustrazione è sempre una buona idea fare qualche foto del luogo e spiegare in dettaglio come raggiungere la sala riunioni. Alcuni ospiti della tua riunione potrebbero non conoscere il posto, o potrebbero persino essere di un paese diverso. Inoltre, è utile postare foto dell’accesso alla sala stessa. Se il locale lo permette, stampare un paio di insegne con frecce che guidano i visitatori alla sala riunioni. Creare materiali a marchio (Opzionale) Usare il Portale del Marchio o il Creatore di Risorse per creare banner, template di agenda, ecc., per il tuo club.Si prega di notare che tutte le risorse digitali devono essere usate in accordo con le Linee Guida del Marchio, che puoi trovare qui: http://wiki.agoraspeakers.org/Branding+Guidelines . Se utilizzi il Creatore di risorse, questo si occuperà della conformità al marchio automaticamente.